La flotilla de autos de una empresa representa inversiones fuertes y gastos continuos, sin embargo, esto se puede convertir en una ventaja competitiva si se planea y se administra adecuadamente. Ya sea que la empresa adquiera sus autos u opte por la renta de los autos a una emrpesa externa.

Algunas compañías deciden la renta de autos con una emrpesa externa, para facilitar el manejo de la flotilla, ya que al decidirse por la renta de carros, la arrendadora se encargará de los problemas que puedan surgir al administrar una flotilla de coches.

Las grandes cantidades de dinero necesarias para adquirir las unidades, y los gastos por el costo de la administración de la flotilla, pueden afectar de forma importante el desempeño financiero de la empresa. Por ello, planear y administrar adecuadamente la flota de autos permite ahorros que se traducen en productividad y eficiencia para las compañías, dando como resultado mejores rendimientos y mayores utilidades. Es importante analizar muy bien la opicón de compra o renta de autos. Al final la renta de carros se puede convertir en una partida 100% deducible para la empresa, lo que hace que sus estados financieros sean más saludables.

Para este artículo la palabra planeación está relacionada con la adquisición de unidades, y la palabra administración, como su nombre lo indica, con la gestión de las unidades con que cuenta la organización. 

Cuando hablamos de planear la flotilla de autos de una organización, debemos comenzar con una investigación profunda sobre las necesidades específicas de la empresa, en relación a los medios de transporte. Este diagnóstico nos permitirá determinar el número de unidades, el tipo, el tamaño y las características de la flota. En caso que la organización se decida por la renta de autos, la arrendadora que eliga podrá ayudarlo y orientarlo para que tome las mejores decisiones.

Las principales variables a tomar en cuenta para el diagnóstico de la empresa, con respecto de la flotilla de autos, son el tamaño de la empresa, su situación financiera, su liquidez, el objetivo de la flotilla (para qué nos servirá, en donde se utilizará, en qué periodos de tiempo, por cuánto tiempo, si existen temporalidades en nuestro giro de negocio). Con esta información podremos evaluar las características de la flotilla y decidir el número de unidades necesarias para el inicio de operaciones, y si optará por la compra o la renta de autos. 

Cuando ya tenemos los autos, la siguiente etapa es administrarlos de forma eficiente. El primer paso para la administración de la flotilla es definir las variables por medio de las cuales se medirá el desempeño de cada una de las unidades. Con esto se buscará que el administrador de la flotilla conozca continuamente el desempeño de la misma, permitiendo hacer cambios oportunos para lograr el mejor rendimiento. Entre las variables más importantes para medir el desempeño tenemos: el porcentaje de tiempo que las unidades se encuentran paradas, el kilometraje promedio, los gastos de mantenimiento (litros de aceite, litros de gasolina, número de refacciones compradas por auto), los principales problemas mecánicos que presentan los autos y los modelos promedio de las unidades. En el caso de decidirse por la renta de autos, este será un punto por el cual no tendrá que preocuparse, ya que la arrendadora simplemente suplanta las unidades descompuestas por otras. 

Con el seguimiento puntual de estas variables y un análisis minucioso se pueden disminuir los gastos de administración de la flotilla de autos, incrementando la productividad de la misma. 

Además de la planeación, y del seguimiento de las variables de desempeño de la flotilla de autos, los expertos sugieren que solamente se tengan las unidades que la empresa necesita, ya que el costo financiero de mantener más unidades de las necesarias es muy alto y reduce el rendimiento de la flota. La renta de autos hace aún más sencilla está cuestión: permite tener exactamente las unidades que necesita en cada momento y da lugar a un aumento o disminución del número de coches, según la época del año que lo requiera.

Si se planea bien, se sigue una buena administración de la flotilla y se toma una buena decisión en cuanto a la compra o renta de autos se mejorará la productividad y la eficiencia de la misma, resultado mejores rendimientos sobre la inversión, lo cual se traduce en mayores utilidades para la empresa.